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采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇一
1、每日進貨的鮮、活貨類,由餐飲部于進貨前一天將填寫好的請購單送交采購部主管人員審批后交食品采購組辦理(特殊情況或特殊品種可由倉管部作適當庫存)。
2、季節性食品請購須由使用部門向采購部填交請購單,由中、西餐行政主廚簽名批準后,交倉管部和采購部及時辦理,結束時應由行政主廚下達停止采購單給倉管部,由倉管部通知采購部停止采購。
3、計劃外的急購申請,須由使用部門向采購部門填制請購單,由中、西餐行政正、副主廚簽名批準同意后,交采購部及時辦理。
4、非采購部人員對客戶下達的采購命令,一律無效。
5、屬于倉管部正常庫存的貨物采購,采購員須將三份以上的報價報采購部經理審定后,方予辦理采購。
6、同客戶每天送貨的鮮、活貨類(包括鮮活海鮮),實行定期定價。各客戶于定價前兩天報價給采購部經理,然后由采購部經理召集食品采購員共同定價,定價表一式影印若干份,交由有關部門和人員作計算成本和核查價格之用。
7、干貨、海味、糖、油、米、面及其制品等,則每月為一期限,方法同上。
8、采購部食品采購組根據餐飲部填制的各類品種、數量請購單進行購買。
9、食品采購人員落實采購計劃后,須將供貨客戶,供貨時間、品種、數量、單價等情況通知倉管部,以便倉管驗收。
10、驗收手續按倉管部的管理細則辦理,倉管部應及時將驗收情況通知采購部,以便及時處理,保證供應。
11、財務部成本核算組每月報表定于次月5日前一式兩份送餐飲部經理一份,財務總監一份。
12、倉管部人員須根據倉管部驗收細則嚴格驗收進倉物料,如發現規格、質量、數量等問題,應拒絕收貨。
13、如需退換貨的',由倉管人員填寫“商品到貨驗收報告”,經該部經理或主管簽名同意后交采購部辦理退換貨手續。鮮活貨物如發現問題,就盡量在當天內,提出輸退換貨手續,愈期由倉庫負責處理。
14、所有物料驗收合格并辦妥進倉手續后,所發生的質、數量、規格等問題,由倉管部負責處理。
15、食品采購原則上須要求貨主送貨上門,特殊品種或特殊情況,須到市內各車站、碼頭、機場提貨的,均由倉管部負責。
16、提貨具體要求是采購負責有關的提貨單、發貨單位、地址、電話、聯系人等資料一并交倉管部儲運組簽收,并辦理提貨手續。
采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇二
為加強對食堂食品原料輔料采購的管理,合理控制費用支出,降低采購成本,以及防止因采購劣質食品而導致的食品安全事故,特制定本制度。
1、必須講原則,責任心強,正直誠實,不謀私利。
2、負責食堂所需食品原料輔料的采購,保障食品的衛生、安全、質優、價廉。同時負責食堂所需的除食品原料輔料以外的其他物資的采購,此類采購,必須遵循公司采購部的相關規定,同時提請采購部審批。
3、根據經營情況,及時提出采購申請并負責采購。分析食品原料輔料的品種、數量、質量、價格,提出改進意見和建議。
4、負責供應商的篩選,確定合格供應商,并經常對供應商進行考核評價。
5、協同驗收員,對供應商所配送的食品進行驗收,必須嚴格把關。
6、調研市場價格,定期或不定期進行調查了解市場價格浮動行情。
7、保管進貨單據,根據進貨統計和約定時間,對單據進行審核后,申請付款。
8、監督食品原料輔料的出入庫及庫存情況,提出改進意見和建議。
1、應遵循“貨比三家”的原則,同等質量比價格,同等價格比質量,同等價格質量比服務,追求質優價廉。
2、實行“定點采購”,堅決杜絕從流動攤販手中采購的行為,以確保食品的質量、衛生、安全。根據“貨比三家”的原則,再結合供應商的規模、誠信等因素,綜合評價后最終確定一家為定點采購的合格供應商。另外再選擇來兩家作為備份供應商,以備急需。
合格供應商必須具備的條件:
1、具備合法從事經營活動的相關證照:營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、負責人身份證,其復印件必須提交本公司備案。
2、特別是大米、面粉、菜油、調料、肉類五大宗食品的供應商,還必須同時具備國家規定的必須具備的相關資質、證書:衛生許可證、產品質量監督檢驗報告、動物檢疫合格證等等。
3、對于不完全具備相關證照的某些食品原料輔料供應商,如蔬菜類供應商,仍應堅持從具有合法經營資格的農貿市場的攤販手中采購,以保證所采購的食品原料輔料可以溯源。嚴禁采購路邊貨或其他無法溯源的`食品原料輔料。
4、長期合作的供應商,應與本公司簽訂長期合作的意向性合同,其中應約定食品原料輔料的質量、衛生、定價辦法、配送方式、退換貨、貨款支付方式、食品安全責任等。
5、供應商必須提供正規發票、送貨單、收據等送貨憑證。
1、堅持原則,秉公辦事,堅決維護公司利益。
2、根據食堂采購計劃表和供應商送貨單,對食品原料輔料先驗收后入庫,拒收假冒偽劣、腐敗變質、過期、無生產廠址的食品,保證數量、份量、重量、質量相符,驗收后在單據上簽字。
3、不定期抽查入庫食品的數量和質量。
采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇三
為使酒店的采購工作走上制度化、規范化,合理控制成本,加強內部工作協調和提高工作效率,特制定本采購管理制度:
酒店設立專職采購部,隸屬酒店財務部管理,接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督,全面負責酒店的采購工作.
1. 所有采購項目均需董事會簽批授權及酒店財務部批準同意
2. 所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質,月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3. 所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4. 采購部工作人員須對自己采購物品的價格和品質負責
5. 采購部須每半個月一次通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息并整理成價格信息庫,以書面形式匯報給酒店財務部及董事會
6. 所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品采購部須登記歸檔并妥善保管,有人員變動時須全部列入移交.上述資料及采購人員自購物品價格信息采購部每天須錄入至采購部價格信息庫.
7. 采購時間要求:一般物品采購時間為3天;急用物品當天必須采購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單采購
8. 采購部禁止采購任何未下申購單的物品,否則財務部將不予以報銷
9. 禁止使用部門自行采購物品或私自與供應商洽談采購事宜
10. 采購部負責跟進各協作廠商的'貨款及時簽批支付事宜.對到期的應付帳款,酒店應及時支付,以建立酒店良好形象,維護酒店財務信譽,同時也為日后的采購工作提供便利.
1.申購單審批程序:
使用部門經理(倉庫主管) 資產會計復查 董事同意 采購部詢價 財務總監 稽查部 行政辦
董事會 申購單返回采購部
2.單位價值1000元以下或批量價值在20xx元以下的由采購部現金自購的物品,采購部須事先貨比三家,并在申購單上注明詢價結果和選定的供應商,經董事會最后批準后方可采購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2. 單位價值1000元以上或批量價值在20xx元以上的物品采購審批程序:
采購部尋找至少三家廠商比較價格品質 評定小組確定供貨商 采購部與供貨商共同草擬合同或采購協議
財務審批 行政辦審批 董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由采購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品采購審批程序
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮,水果由各廚主廚直接下單至采購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程序執行.
各月結供應商選定辦法:采購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價,采購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組,通力合作,進行價格及質量的比較和討論,選定供應商。采購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查,根椐市場調查的價格,與供應商確定固定的一個月的供應價,在此確認期間內,供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
采購成本的控制由財務部、采購部、使用部門及集團稽查部共同完成,平時各部門應及時到市場上了解價格行情,以促進酒店采購成本的控制與監督.
1. 財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.
2. 選用供應商角度采用1+2+n原則,所謂1+2+n是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、n個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商,大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資,一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量,也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。
3. 采購部要做好同供貨商的聯系和接待等工作,維護酒店形象.
采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇四
1、負責本公司正常運作所需各種物資采購工作。
2、負責對與合作單位的業務評估，合同、協議的簽訂及執監督的交接手續。
3、負責各種形式的招標投工作，編制采購文件、資料，并做好采購記錄，辦理商品采購業務。
4、負責了解各種市場信息，及時掌握市場及供應商變化情況。
5、負責價格信息資料的收集、整理、組織、考察，提供標底估算價。
1、及時為生產經營提供所需的原材料以及其他物資。
2、掌握市場信息，優化進貨渠道，降低采購費用。
3、會同財務部確定合理的采購批量，及時了解存貨情況，合理采購。
4、匯總各系統的物資需求計劃，平衡采購計劃。
5、評審供應商選擇、建立供應商檔案。
6、組織采購合同評審，簽訂采購合同，實施采購活動。
7、建立采購合同臺賬，并對合同執行情況進行監督。
8、對大型采購進行比價或組織招標、競標活動。
9、采購物資的報驗和入庫工作。
10、采購過程中的退、換貨工作。
11、采購合同、檔案及各種表單的'保管與定期歸檔工作。
1、認真執行公司各項規章制度和工作程序，服從采購部經理指揮和有關人員的監督檢查，保質保量按時完成工作任務。
2、對采購的物資進行詢價(至少三家)。
3、編制物資采購計劃并報采購部經理審批。
4、根據批準的采購申請單和詢價結果實施采購，并負責索取所購物資的發票和單據以及相關資料，協助做好驗收工作。
5、參加商務談判和擬訂合同條款。
6、協助采購部經理管理合同的副本，建立臺賬，進行合同登記，掌握合同的執行情況。
7、優化采購渠道，適時填報供應商審批表。
8、協助采購部經理進行供應商信用評定，據實提出對供應商信用評定意見，建立健全供應商檔案。
9、根據供貨合同或訂貨單辦理催貨。
10、具體辦理采購物資交接、驗收、報帳手續。
11、及時向供應商反饋原材料質量信息。
12、辦理采購退貨或換貨。
13、協調購入物資的運輸工作。
14、積極參加培訓活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議。
15、做好業務記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。
16、完成采購部經理交辦的其他工作任務并及時復命。
1、認真執行公司各項規章制度和工作程序，服從采購部經理指揮和有關人員的監督檢查，保質保量按時完成工作任務。
2、負責采購計劃的保管。
3、負責物資市場信息的收集。
4、負責采購合同的保管和登記。
5、負責采購報表的編制。
6、負責供應商質量評審。
7、負責物資使用質量信息的收集。
8、協助采購部經理進行供應商信用評定，據實提出對供應商信用評定意見，建立健全供應商檔案。
9、根據供貨合同或訂貨單辦理催貨。
10、積極參加培訓活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議。
11、做好業務記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。
12、完成采購部經理交辦的其他工作任務并及時復命。
1、完成賓館各類物資的采購任務，并在預算內做到貨比三家，擇優選用，開源節流，達到控制成本的目的。
2、在從事采購業務活動中，要遵紀守法，講信譽，不索賄，不受賄，廉潔自律，與供貨單位建立良好的關系，在平等互利的原則下，開展業務活動。
3、采購員必須經常了解自己購進貨物的質量，以及使用部門的意見。
4、采購員必須經常了解市場行情，掌握供貨渠道，減少供貨環節，以便能隨時滿足使用部門對貨品在質量，數量，價格和采購費用等方面的要求。
5、采購員有義務向使用部門推薦使用的新產品
6、采購員有義務對倉庫及使用部門的積壓物資或長期不使用的物品，進行處理及推銷工作。
采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇五
1、各部門需要零星物品購置時,應由該部門組長填寫申購單
4、對于一些特殊的原材料可由外地發貨,按計劃定期申購。
1、供貨商的尋找原則上由采購主管負責,辦公室經理、財務會計協助;
2、供貨商進場首先與辦公室經理接洽,辦公室經理在財務會計的協助下(財務會計全程參與),談妥相關合同細節(以酒店合同范本為標準合同格式),經總經理審查批準后,由總經理出面代表酒店與供貨商簽定合作協議。
3、辦公室經理以書面形式通知財務會計、庫管及相關使用部門負責人,并將已簽定的合同(協議)送交財務部一份備檔,另一份留存備查。
1、凡供貨商違反相關合作條款(送貨不及時、原材料質量問題、拒絕送貨、配合工作不到),由辦公室經理、行政總廚、財務會計、庫管告知總經理;
2、辦公室了解事情原委后,由辦公室經理作出處罰決定,開出罰單;
3、辦公室所開罰單交總經理審批;
4、辦公室將對供貨商的罰單交財務部執行,財務部在結算供貨商款項時按罰單標準予以扣除。
(一)原材料市場價格調查
1、酒店每月組織供貨市場調查不得少于兩次,且應填寫市場價格調查表,寫明市調時間及地點,各參加人員在市調表上簽字。財務會負責調價表格打印、價格記錄工作并負責調價表保管。
2、市場調查由辦公室經理、行政總廚、財務會計組成,具體由財務會計召集。
3、市場調查時間定于每月 日、 日,如恰逢周末,應作適當順延。
(二)定價程序
1、每次市場價格調查后,應及時制定當期的供貨商品執行價格,先由辦公室經理、行政總廚、財務會計、采購主管初定,再交總經理審定后,最后交董事會審批。董事會審批后將執行價格以書面形式交財務部執行。
2、原材料采購定價標準處在批發價和零售價之間(即高于批發價低于零售價)。
3、價格調整:
因市場變化情況特殊,供貨商提出價格調整要求,首先由供貨商報辦公室經理,辦公室經理了解相關市場情況后與財務會計商量定出調價草案,再報總經理審批。
(三)供貨商的更換與續用
在合作過程中如發現供貨商有不履行合同的行為,且經溝通后無效,由辦公室經理、財務會計組成審查小組,集體討論決定是否更換、續用,然后報總經理最后裁奪。
1、貨款的支付應盡量不通過采購,若因特殊情況必須經過采購時,須由采購填寫借款單,并由總經理批準后方可借款,借款后應在3(次)日內報銷沖帳;
2、供貨商的貨款支付,由財務會計向總經理報付款計劃,并在付款前填寫《請款單》經總經理簽字批準,方可付款;
3、對方因特殊原因,未及時付款的供貨商,由財務部會計負責進行協調,必要時由辦公室經理協助。如經財務會計、辦公室經理協調未果報總經理處理。
采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇六
為了加強公司基本建設的經營、財務管理，規范采購工作流程，進一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司基建施工提供物資供應保障，根據公司建設發展的實際需要，特制定本制度。
1、煤礦自購物資由集團公司設立專職采購人員和管理人員，應當具備與其從事的采購工作相適應的政治素質、專業知識和業務能力，綜合科嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著服務煤礦基建的宗旨，忠于職守，廉潔自律。
2、公司財務部門負責對煤礦的所有采購合同進行審核、監督，保證公司所有經濟行為的合理性和經濟性。計劃科負責對采購計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實。
3、收集公司基建所需的物資、設備(公司集中控制的.)采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務科審批并執行。
4 、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質保量、及時準確地為基建施工提供采購服務，并就供應的物資的質量、數量、品種規格、價格、交貨期等要素及時征求施工單位的意見，改進不足。
5 、積極參與集團公司，煤礦組織的大宗物資采購及招標工作，并提交合理化建議。
6、采購合同的簽訂：
初步確定供應商和待采購物資、設備的市場價格后，集團公司供應科、辦公室應及時組織和相關供應商開展關于采購物資、設備的價格談判，簽訂采購意向合同、協議。
公司供應科、辦公室將采購合同、協議以及采購計劃報公司計劃科審核，經事前審計、確認其合法、經濟后，報公司財務負責人審批、簽字許可后，和相關供應商簽訂正式采購合同、協議。
7、簽訂采購合同、協議的原則和注意事項自主、自愿，平 等協商是簽訂采購合同協議的基本原則。簽訂采購合同、協議的注意事項為：
合同、協議的條款、內容以及履行方式等必須符合法律規范。
合同、協議的規定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒有抵觸。
合同、協議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經濟責任的糾紛。
采購工作管理制度及流程 采購管理規章制度篇七
為了加強公司基本建設的經營、財務管理，規范采購工作流程，進一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司基建施工提供物資供應保障，根據公司建設發展的實際需要，特制定本制度。
1、煤礦自購物資由集團公司設立專職采購人員和管理人員，應當具備與其從事的采購工作相適應的政治素質、專業知識和業務能力，綜合科嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著服務煤礦基建的宗旨，忠于職守，廉潔自律。
2、公司財務部門負責對煤礦的所有采購合同進行審核、監督，保證公司所有經濟行為的合理性和經濟性。計劃科負責對采購計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實。
3、收集公司基建所需的物資、設備（公司集中控制的.）采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務科審批并執行。
4 、按時完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質保量、及時準確地為基建施工提供采購服務，并就供應的物資的質量、數量、品種規格、價格、交貨期等要素及時征求施工單位的意見，改進不足。
5 、積極參與集團公司，煤礦組織的大宗物資采購及招標工作，并提交合理化建議。
6、采購合同的簽訂：
1）初步確定供應商和待采購物資、設備的市場價格后，集團公司供應科、辦公室應及時組織和相關供應商開展關于采購物資、設備的價格談判，簽訂采購意向合同、協議。
2）公司供應科、辦公室將采購合同、協議以及采購計劃報公司計劃科審核，經事前審計、確認其合法、經濟后，報公司財務負責人審批、簽字許可后，和相關供應商簽訂正式采購合同、協議。
7、簽訂采購合同、協議的原則和注意事項自主、自愿，平等協商是簽訂采購合同協議的基本原則。簽訂采購合同、協議的注意事項為：
1）合同、協議的條款、內容以及履行方式等必須符合法律規范。
2）合同、協議的規定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒有抵觸。
3）合同、協議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經濟責任的糾紛。
